Klubben registrerer medlemmerne i et medlemsregister hos MemberLink, der fungerer som databehandler. Vi registrerer følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, e-mail, telefonnummer, indmeldelsesdato og udmeldelsesdato. Det enkelte medlem/forældre har selv indsigt i alle oplysninger via login på hjemmesiden, og medlemmet kan selv rette ovennævnte data. Disse data er ikke tilgængelige for andre end bestyrelsen, trænerne/ledere og medlemmet/forældre selv.
Klubben har registreret ledere og trænere med de samme oplysninger som medlemmerne er registreret med. Derudover har klubben ansættelseskontrakter, CPR-nummer, oplysninger i lønforhold samt indhentelse af børneattester.
I henhold til lovgivningen skal klubben ikke have samtykke for at behandle de nødvendige oplysninger om medlemmer, ledere og trænere. Vi indhenter dog tilladelse til forespørgsel om børneattester på trænere og ledere, der i deres virke for klubben, har omgang med børn. Dette er et krav fra Vesthimmerlands Kommune for at kunne få tilskud.
Klubben behandler oplysninger om medlemmernes deltagelse i aktiviteter, herunder udveksling af oplysninger med de turneringsansvarlige klubber, unioner eller forbund. Klubben kan vælge at offentliggøre egne holdopstillinger, og klubben kan offentliggøre lister over deltagere i stævner, som klubben selv arrangerer. De samme principper gør sig gældende for deltagere i åbne stævner.
Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteter og fra klubbens sociale liv bliver som udgangspunkt frit lagt på hjemmesiden. Hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, sikrer vi samtykke inden offentliggørelse på hjemmesiden. Medlemmer kan selv uploade deres eget portrætbillede, og medlemmer er derfor selv ansvarlig for dette.
Bogføringsbilag skal efter bogføringsloven gemmes i fem år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Dette gælder også lønbilag.
Klubben gemmer ingen oplysninger om helbred for det enkelte medlem.
Børneattester bliver indhentet én gang om året på trænere og ledere, der har med børn og unge under 15 år at gøre. Klubben beholder dokumentationen for, at der er indhentet børneattest, så længe den pågældende person arbejder eller udfører frivilligt arbejde for foreningen. Børneattester med anmærkninger bliver videregivet til DGI/DIF. Én gang om året dokumenterer klubben, at alle børneattester er blevet indhentet.
Medlemsoplysninger bliver ikke videregivet til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for klubbens medlemmer. Klubben videregiver dog oplysninger som nævnt under ”Idrætsaktiviteter”.
Personoplysninger bliver kun opbevaret, så længe det er relevant, set i forhold til det oprindelige saglige formål med at have oplysningerne. Det betyder, at klubben løbende ajourfører oplysninger, og vi sletter de oplysninger, der ikke længere tjener det oprindelige saglige formål. Oplysninger om medlemskab af foreningen bliver automatisk slettet efter 5 år. Derefter bliver ingen medlemsoplysninger opbevaret, og data kan ikke retableres. Relevante oplysninger om lønnede trænere for opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav bliver gemt i fem år efter fratrædelsen. Oplysninger om idrætsdeltagelse og præstationer samt lederhverv i klubben kan dog altid gemmes, så længe de har historisk værdi.
Formand og kasserer af klubben er ansvarlig og kontaktperson med spørgsmål om persondata. Kontaktoplysninger på formand eller kasserer kan findes under bestyrelsen.
